Performans Göstergelerinizi Değerlendirin

7 11 2018

shutterstock_1254544Şirket içinde oluşan verilerinizi akılcı kullandığınız zaman, iş performansınızın ölçümünü daha etkili yapabilme ve daha anlamlı sonuçlar çıkarabilme imkanına sahip oluyorsunuz . Ekonomik sıkışıklığın yaşandığı bu dönemlerde kurumların mevcut performans göstergelerini gözden geçirmesinde ve yapılandırmasında büyük fayda olabilir.

Performans göstergelerini yeniden yapılandırırken şu 3 temel konuyu ele almanızda fayda olacaktır;

  • Performans göstergeleri, kurumunuz hakkında gerçekte bilmeniz gereken hususları görmenize imkan tanımalı,
  • Performans göstergeleri kurumun öncelikleri ile uyumlu ve bir denge içinde olmalı,
  • Doğru şekilde ölçülmeli ve kıyaslanabilir olmalıdır.

Tüm yönetim sistem standartlarının 9.1 maddesi “Performans Değerlendirme” ile ilişkili olarak “İzleme, ölçme, analiz ve değerlendirme”yi kapsamaktadır. Kurumlar yönetim sistemlerini yapılandırırken mevcut performans göstergelerini tekrar ele alarak, yukarıda bahsedilen hususları içerdiğini teyit edebilirler.

Reklamlar




İklim Değişikliği ile ilişkili Felaketlerin Maliyetleri

25 10 2018

Geçtiğimiz haftalarda Forbes’da bir yazı yayınlandı. (https://bit.ly/2D4z3Ht) Yazı çok çarpıcı bir veriyi bizlerle paylaşmış. Ben de bu bilgileri size aktarmak istiyorum. 

Ekim ayının başlarında ABD’nin Florida Eyaletini Micheal Kasırgası etkiledi. Kasırganın ekonomik maliyetinin 30 Milyar dolar olabileceği yetkililerce açıklandı.

1978 ile 1997 yılları arasında fırtına, sel, toprak kayması ve sıcak hava dalgaları gibi iklim kaynaklı felaketlerin maliyetlerinin 895 milyar dolar (2017 rakamlarına göre) olduğu hesaplanıyor. Sonrasındaki 20 yılda yani 1998 ile 2017 yıllarda gerçekleşen felaketler %151 artışla 2.25 trilyon dolara yükseldiği hesaplanıyor. Böyle giderse felaketlerin hem büyüklüğünün hem de etkisinin yaratacağı maliyetin çok daha fazla olacağı aşikar.

20181012_Climate_Disasters-1

İklim değişikliğine sebep olan unsurların bir seferlik yapılacak faaliyetlerle değil, sistematik olarak izlenen ve belirlenen hedeflere ulaşmak için odaklanmış süreçlerle yönetilmesi gerektiğine inanıyorum. Bunun için farklı yönetim sistemleri farklı endüstrilerde kullanılıyor. Bunlar arasında en önemlileri;

  • ISO 14001 Çevre Yönetim Sistemi,
  • ISO 50001 Enerji Yönetimi Sistemi,
  • 14064 Sera Gazlarının Doğrulanması

olarak karşımıza çıkıyor. Tüm dünyada Yönetim Kurulları bu sistemleri daha fazla dikkate almaya başlamalılar.

 





Yönetim Sistemi için 7 Temel Prensip

17 10 2018

shutterstock_49687909Kuruluşlar Kalite yönetimi için hangi standardı temel alırlarsa (ISO 9001, AS 9100, ISO/TS 16949 vb.) alsınlar kurulacak bu sistemin içinde 7 temel prensibin bulunması gerekmektedir. Bu prensiplerden mahrum olan sistemlerin etkili, sürdürülebilir ve iyileştirmeye açık olması mümkün olmamaktadır. O zamanda yürütülen her faaliyet -mış gibi yapılmaktadır. 

Prensip veya İlkenin kelime anlamına baktığınızda işinizi nasıl yürüttüğünüzle ile ilgili temel inanç ve kural olarak tanımlanmaktadır.  Aşağıda bu ilkeler madde halinde verilmektedir. Siz de dilerseniz, kuruluşunuzda oluşturduğunuz yönetim sisteminde bu 7 temel prensibin ne ölçüde bulunduğunu gözden geçirebilirsiniz.

Bu temel ilkeler; 

  1. Müşteri Odaklılık, 
  2. Liderlik, 
  3. Çalışan bağlılığı, 
  4. Süreç yaklaşımı, 
  5. İyileştirme, 
  6. Kanıta dayalı karar verme, 
  7. İlişki yönetimi. 

Bu ilkelerin açıklamalarını daha detaylı şekilde ISO’nun web sayfasındaki https://bit.ly/2BlyvZ1 adresinde görebilirsiniz. 

Kuruluşunuzda yürüttüğünüz yönetim sisteminiz buradaki ilkelerle ne kadar örtüşüyor değerlendirmeyi siz yapın. Eğer eksiklikleriniz varsa atmanız gereken adımları da bu dokümanda bulabilirsiniz.





Yönetim Sistemlerinde Kuruluş Bağlamının Oluşturulması ve Bu Maddenin Denetimi

9 10 2018

shutterstock_66824098Yönetim sistem standartlarında Ek SL yapısının kullanılması ile birlikte “Kuruluş Bağlamının” oluşturulması bir gereklilik olarak ortaya kondu. Bağlamın oluşturulması olarak ifade edilen çalışmanın kuruluşun iç ve dış hususlarının belirlenmesi olarak ortaya çıkmaktadır. Standartlar her ne kadar bu çalışmaların nasıl yapılacağı ile ilgili kesin bir yöntem vermese de ip uçları vermektedir. 

ISO 9001:2015 standardının 4.1 maddesinde Not 2 ve Not 3 kısımlarında dış bağlamın ve iç bağlamın oluşturulmasında hangi hususların dikkate alınması gerektiği konusunda bilgi vermektedir. Bu bilgiler dikkate alındığında PESTEL analizi veya SWOT analizi gibi araçların kullanılmasına işaret etmektedir. Bu araçlar kullanıldığında ortaya kuruluşu etkileyen ve ilişkili olan hususlar ortaya çıkacaktır. Bu standardın 4.1 maddesinin ilk paragrafında tanımlanan kısmı tam olarak karşılamaktadır. 

Bu maddenin ikinci paragrafında ise kuruluşun bu bilgiyi “izlemesi” ve “gözden geçirmesi” istenmektedir. Standart tarafından ortaya konan bu talep son derece anlaşılır bir istektir çünkü kuruluşu etkileyen hususların bir yöntem ile izlenmesi ve zaman içinde değişen bu hususların kuruluşa yansıtılması çok önemlidir.  

Denetimlerde en çok karşımıza çıkan kısım tamda bu nokta olmaktadır. Kuruluşlar bir yöntemle iç ve dış hususları belirlemektedir ancak bu hususları izlemek ve gözden geçirme için bir yapı oluşturmamaktadır. Standart bu yöntemin nasıl olacağı ile ilgili olarak herhangi bir yönlendirme de bulunmamaktadır. Belirlenecek yöntemin kuruluşun yapısı ile uyumlu olması ve en önemlisi belirlenen yöntemin proses yaklaşımına uygun bir izleme yöntemi olmasıdır.





Telefonunuzla ilgilenirken karşınızdakini dinlemiyorsunuz. Özellikle eğitimlerde!

2 10 2018

shutterstock_68542516Biz kurum (Vericert) olarak farklı başlıklarda, farklı eğitimler düzenliyoruz. Eğitimlerde sürekli karşılaştığımız ve rahatsız olduğumuz bir hususla ilgili, bazı tedbirleri hayata geçirmeye karar verdik. Bu yazıda hem bu konudan hem de aldığımız tedbirlerden bahsedeceğim. Siz de hem özel hayatınızda hem de iş hayatınızda benzer durumla  karşılaşıyor ve bundan da rahatsız oluyorsanız, sizinde harekete geçme vaktiniz gelmiş demektir.

Sınıf içi düzenlenen her eğitim öncesinde genellikle katılımcıların eğitim süresince dikkat etmesi gereken kuralları gösteren bir görsel paylaşılır. Eğitim esnasında cep telefonu kullanımının sınırlandırılması da, bu kurallardan bir tanesidir ve genellikle sessiz konuma getirilmesi istenir ki, diğer katlımcılar rahatsız olmasın. Sürekli uyarı gelen bir telefondan eğitime katılan tüm katılımcıların olumsuz etkilenmesi son derece anlaşılır bir durumdur ve mutlaka dikkat edilmesi gerekir. Ama bu durumdan olumsuz olarak en fazla etkilenen kişininde telefon sahibi olduğunu düşünüyorum.

Kişilerin iletişim esnasında telefondan olumsuz etkilenmesi sadece eğitimlerle de sınırlı değildir. Herhangi bir kişi ile iletişim esnasında; bu ister yöneticiniz, ister iş arkadaşınız, isterseniz de aile bireyi olsun, önündeki veya elindeki ekrana bakıyorsa ve hele de bir şey okuyor veya yazıyorsa iletişimin iki yönlü olduğuna dair önemli şüpheleriniz olmalıdır.

Journal of Social and Personel Relation tarafından yapılan bir araştırmada mobil telefon kullanımlarının, yüz yüze konuşma kalitesini nasıl etkilediğine dair güzel sonuçlar bulunuyor. Bu linkten araştırmayı inceleyebilirsiniz. Elde edilen sonuçlara göre, bireyler arasındaki iletişimde telefonun olumsuz etkilerinin yoğun olduğu ifade ediliyor.

İşin kötü tarafı bu problem bizim düzenlediğimiz eğitimlerde karşımıza daha da yoğun bir şekilde çıkıyor. Eğitimlerde katılımcıların %90’dan fazlası eğitim esnasında en az 4 defa telefonunun ekranını kontrol ediyor. Bu yüksek bir oran. Benzer bir durum, iş ilişkilerinde de yaşanıyor. İncelediğim bir başka araştırmada 10 kişiden 9’u ailesi veya arkadaşları ile iletişim halindeyken telefonlarına gelen alarm/sinyal neticesinde dikkatlerini telefona verdiklerini söylüyorlar. Böyle bir durum ortaya çıktığında, her 4 kişiden 1’i iletişimde bulunulan/görüşülen konu hakkında büyük bir kopukluk yaşadığını belirtiyor. Böyle bir iletişim bozukluğunda, buna karşı tepki verenlerin sayısı ise oldukça düşük olduğu görülüyor. Aynı araştırmaya göre bu durumu yaşayan kişilerin sadece %10’u durumdan rahatsızlığını bildiriyor. Malesef %37’si sessiz kalmayı tercih ediyor. Eğitimlerde ise durum daha fena. Eğitmenlerin %95’i bu duruma karşı herhangi bir tepki vermiyor.

Sosyal düzen kurallarının burada devreye girerek bu durumun normalleşeceği düşünülürken, aslında herşey dahada kötüye gidiyor. Böyle bir davranış karşısında bireyler yönlendirici bir tepki verseler; hem bu tür davranışı sergileyenler dikkat edecek, hem de etraftakiler bu konuda daha hassas olacaklardır.

Peki o zaman bizim ne yapmamız gerekiyor? Bu durumdan rahatsız olan herkesin bir yöntem ile bu durum için bir çözüm araması gerekiyor. Biz kurum olarak kendi eğitimlerimizde şunları yapmaya karar verdik;

Veriler hakkında bilgi verilmesi. Bir değişim başlatmak istiyorsanız, ilgili konuda mutlaka bilgi vermeniz gerekiyor. “Neden” bunu yaptığınızı çok iyi anlatmanız gerekiyor. Bunun için bir görsel hazırlayarak bazı istatistikleri paylaşıyoruz.

Uygulamanın takibi. Eğitim esnasında, başta belirlenen kurallara tam olarak uyulmadığını gördüğümüzde başta belirlediğimiz tedbirleri hayata geçiriyoruz. Tedbirlerin uygulanarak hayata geçirilmesi, hem uyarılan kişinin daha dikkatli olmasını, hem de diğer katılımcıların benzer uygulamayı tekrar etmemelerine yardımcı olmaktadır. Tedbirler bazen eğlenceli, bazen de yaratıcı uygulamaları içerebiliyor. Temel kurallarda hemfikir olduktan sonra eğitmenlerde farklı tedbir önerileri ile gelerek daha yaratıcı uygulamaları hayata geçirebiliyoruz.

İletişimin bu kadar hızlı olduğu günümüzde, iletişim yöntemlerini kısıtlamak işlerin yapılmasını zorlaştırıyor ve etkililiğini azaltıyor gibi görünebilir. Ancak karşımızdaki bireylere saygı, nezaket ve hassasiyet  kuralları içinde yaptığınız bu tür uygulamalar, hem size ve hem de yaptığınız işe saygı gösterilmesinde büyük önem arz etmektedir.

Fuad Almeman